Par défaut, vos fiches restent sur votre appareil. Le partage de fichier permet de les mettre à disposition d'une équipe, de les ouvrir sur un téléphone ou de les sauvegarder, sans compte et sans passer par un serveur de pulpSuite. Il est disponible dans pulpClient, pulpForge, pulpProduct, pulpArchive, pulpHome, pulpBuild, pulpSheet, pulpPlan et pulpSlide. Pour comparer cette façon de travailler aux autres, voir Où sont vos données et comment travailler à plusieurs.
Premiers pas
- Ouvrez l'application, puis le menu Fichier › Enregistrer comme fichier partagé….
- Choisissez Partagé (dossier synchronisé ou lecteur réseau de l'entreprise) et un nom de fichier. Reprenez vos fiches actuelles ou commencez avec un fichier vide.
- Cliquez sur Choisir le dossier synchronisé… et désignez un dossier OneDrive, Nextcloud, kDrive, un lecteur réseau ou tout autre dossier que votre service de synchronisation recopie sur les autres ordinateurs.
- Chez un collègue (ou sur votre second ordinateur), ouvrez la même application, puis Fichier › Ouvrir un dossier partagé… et choisissez le dossier reçu. Le fichier s'ouvre, et chacun voit les modifications des autres dès que le dossier est synchronisé.
Le fichier partagé est un dossier (par exemple Clients.pclient). Ne renommez pas, ne déplacez pas et n'ouvrez pas à la main ce qu'il contient : laissez l'application le gérer.
Tâches courantes
Comment savoir si mes modifications sont arrivées chez les autres ?
La pastille de la barre de titre indique l'état du fichier : Sur cet ordinateur (fichier non partagé) ou Partagé · 3 appareils, avec une coche (à jour), des flèches (« 5 modifications pas encore vues par Paul ») ou une alerte. Cliquez dessus pour voir, appareil par appareil, qui est à jour et depuis quand, si vos modifications sont bien enregistrées dans le dossier, et pour Synchroniser maintenant. Un éclair signale qu'un autre ordinateur est relié en direct.
Si le message La synchronisation du dossier semble arrêtée s'affiche, vérifiez votre outil de synchronisation (OneDrive, Nextcloud…) ou le lecteur réseau : vos modifications restent gardées sur votre appareil en attendant.
Que se passe-t-il quand deux personnes modifient la même chose ?
Le fichier ne se bloque jamais et rien n'est perdu en silence. Si deux personnes ont modifié le même champ sans se voir, la valeur la plus récente est gardée et un avis vous prévient (« Paul a aussi modifié « Téléphones » de « Jean Dupont » : sa valeur a été gardée »). Vous pouvez Garder le choix fait ou Revenir à l'autre valeur. Deux modifications sur des champs différents, même sur la même fiche, se cumulent sans avis. Le nombre d'avis s'affiche dans la pastille ; si quelqu'un supprime une fiche pendant que vous la modifiez, un avis vous le dit aussi et vous pouvez la Restaurer.
Que devient un numéro attribué deux fois ?
Hors connexion, deux personnes peuvent donner le même numéro à deux éléments (deux tickets « PRJ-42 », deux articles de même référence). À la fusion, le plus récent est renuméroté (« PRJ-42 est devenu PRJ-57 : numéro déjà pris par Paul ») et un avis le signale à chacun. L'ancien numéro reste retrouvable : « Ancien numéro » dans pulpForge, « Ancienne référence » dans pulpProduct, et la recherche le comprend. pulpBuild (réserves « R12 », comptes rendus « CR3 ») et pulpArchive (numéros de version, codes de rubrique) renumérotent de la même façon. Si vous avez cité l'ancien numéro dans un texte, il reste compris.
Les pièces jointes suivent-elles le fichier ?
Oui. Les pièces jointes (images, plans, notices…) voyagent avec le fichier partagé : dans pulpArchive, chaque version est une pièce jointe ; dans pulpHome, les pages, factures et ordonnances ; dans pulpBuild, les photos de chantier et les fonds de plan. pulpClient n'a pas de pièces jointes en dehors des demandes du support. Les fichiers jusqu'à 8 Mo sont recopiés tout seuls sur chaque appareil ; au-delà, la pièce affiche À télécharger avec sa taille, et vous la récupérez d'un clic. Une pièce qui n'est pas encore arrivée indique Pas encore arrivé : réessayez dans un instant, le temps que le dossier se synchronise.
Comment chiffrer un fichier partagé ?
À la création, cochez Chiffrer le fichier avec une phrase secrète (8 caractères au moins). Donnez cette phrase aux personnes qui ouvriront le fichier. Elle ne peut pas être récupérée : sans elle, personne, pulpSuite compris, ne peut relire le contenu. Notez-la en lieu sûr. Elle est demandée une fois sur chaque nouvel appareil. Le service de synchronisation et toute personne qui a accès au dossier ne voient alors que des données illisibles.
Comment ouvrir mon fichier sur mon téléphone ?
Sur l'ordinateur où le fichier est ouvert : Fichier › Ouvrir sur mon téléphone…. Un code QR s'affiche (valable 2 minutes, utilisable une seule fois). Flashez-le avec l'appareil photo du téléphone : un code à 6 chiffres s'affiche sur le téléphone. Sur l'ordinateur, vérifiez que ce sont les mêmes chiffres (« C'est bien votre appareil ? »), choisissez Lecture seule ou Modification et la durée (cette séance, 1 heure, 1 journée ou Toujours, qui fait de votre téléphone un appareil de confiance), puis acceptez. Si les codes diffèrent, refusez.
Le téléphone affiche alors le fichier en direct depuis votre ordinateur : rien n'est gardé sur le téléphone, et la séance s'arrête quand vous fermez l'application sur l'ordinateur. L'ordinateur doit donc rester allumé, avec l'application ouverte. Pour une prochaine fois, un appareil de confiance se reconnecte sans code QR : Ouvrir depuis mon ordinateur sur le téléphone.
Comment montrer une fiche à un collègue, ou la faire compléter ?
Ouvrez la fiche (un contact, une organisation ou une opportunité dans pulpClient ; un ticket dans pulpForge ; un article dans pulpProduct ; un document dans pulpArchive ; un papier ou la liste de courses dans pulpHome) et cliquez sur Inviter sur cette fiche. Dans pulpBuild, pulpSheet, pulpPlan et pulpSlide, les boutons Inviter de la barre de titre invitent sur un plan, une feuille ou tout le fichier. Le code QR (ou le lien copié) est envoyé à la personne. Elle ne voit que cette fiche et ce qui s'y rattache, rien d'autre. Une fenêtre d'accord apparaît sur votre ordinateur avec son nom : comparez le code, choisissez Refuser, Lecture seule ou Modification, la durée, puis validez. Un invité ne peut pas ajouter de pièce jointe ; il peut ouvrir celles de la fiche (jusqu'à 32 Mo).
Une personne en lecture seule voit un bandeau « Lecture seule : l'ordinateur refuse les modifications ». Si elle veut une copie à elle, Enregistrer une copie (réservé au rôle Modification) crée un nouveau fichier, indépendant de l'original.
Comment voir qui est connecté et couper l'accès ?
Tant qu'un appareil est connecté, « N appareil(s) connecté(s) » s'affiche dans l'en-tête (un œil : il consulte ; un crayon : il modifie). Fichier › Appareils connectés… ouvre le panneau : qui est là, sur quel fichier, avec quel rôle et depuis quand. Couper l'accès met fin à la séance de la personne immédiatement. Le panneau liste aussi vos appareils de confiance (Retirer pour en révoquer un), le journal des connexions, consultations, modifications et refus, et permet de Renommer cet appareil. Des notifications signalent les connexions, les départs et les tentatives de modification refusées.
Comment sauvegarder automatiquement mes fiches ?
Fichier › Sauvegarde automatique… : choisissez une fois un dossier (disque externe, dossier synchronisé…). Une copie complète est faite chaque jour, dans un sous-dossier par application, et les 30 dernières sont gardées. Sauvegarder maintenant déclenche une copie à la demande ; Restaurer relit une sauvegarde de la liste. Sans sauvegarde, un rappel discret s'affiche quand vos fiches n'ont jamais été sauvegardées ou après 7 jours ; Plus tard le repousse d'une semaine. Le même dossier sert à toute la suite.
Comment revenir à mes fiches personnelles ?
Fichier › Revenir aux données de cet appareil. Les fichiers partagés récents sont dans Fichier › Fichiers partagés récents.
Limites à connaître
- Ordinateur avec Chrome ou Edge pour le dossier partagé. Firefox, Safari et les téléphones ne peuvent pas ouvrir un dossier : Ouvrir et Enregistrer sous (un fichier unique) restent possibles, et les téléphones passent par Ouvrir sur mon téléphone.
- Pas de droits par personne dans un dossier : quiconque a le dossier voit et modifie tout le fichier, même si vous avez invité quelqu'un en lecture seule. Les droits ne valent que pour les appareils servis par votre ordinateur. Chiffrez si besoin.
- Pas de temps réel par le dossier : les modifications arrivent quand votre service de synchronisation recopie le dossier, de quelques secondes à quelques minutes. Quand deux ordinateurs ont le fichier ouvert en même temps, ils s'échangent leurs modifications en une seconde environ, directement (cela demande une connexion à Internet pour que les appareils se trouvent, et fonctionne mieux sur un même réseau ; le contenu ne passe pas par un serveur de pulpSuite).
- Accès au dossier : le navigateur redemande l'autorisation d'accéder au dossier à chaque session (Redonner l'accès au dossier, un clic ; vos modifications sont gardées sur l'appareil en attendant). Une fois pulpSuite installé comme application, l'accès est conservé.
- Les modifications faites depuis un téléphone sont enregistrées au nom de l'ordinateur qui l'accueille ; le journal du panneau des appareils dit qui les a faites.
- Un appareil qui disparaît (perdu, cassé) avant que ses dernières modifications aient été recopiées dans le dossier les emporte avec lui. La sauvegarde automatique et l'échange direct limitent ce risque.
Problèmes fréquents
« Dossier injoignable » ou « Redonner l'accès au dossier » : que faire ?
Cliquez sur Redonner l'accès au dossier. Si le dossier est sur un lecteur réseau ou un disque externe, vérifiez qu'il est connecté. Vos modifications sont gardées sur l'appareil et partent dès que l'accès est rétabli.
« Ce fichier existe à deux endroits » : que faire ?
Le même fichier est connu à deux emplacements (par exemple un lecteur réseau et un dossier synchronisé). Cliquez sur Réunir pour n'en garder qu'un : rien ne se perd.
Mon outil de synchronisation a créé une « copie en conflit » : dois-je m'en occuper ?
Non. pulpSuite reconnaît ces copies, les relit, en fusionne le contenu et vous le signale ; rien n'est perdu. Si votre outil de synchronisation efface ou remplace par une ancienne version une partie du fichier, l'application la reconstruit depuis votre appareil et l'indique.
Le téléphone affiche « Ordinateur injoignable » ou « Ce code a expiré »
Vérifiez que l'ordinateur est allumé, connecté à Internet, avec l'application ouverte. Un code QR n'est valable que 2 minutes et une seule fois : demandez-en un nouveau (Nouveau code).
Mon fichier partagé ne s'ouvre pas : « Ce dossier n'est pas un fichier partagé » ou « version plus récente »
Choisissez le dossier du fichier lui-même (par exemple Clients.pclient), dans la bonne application. Si le fichier a été créé par une version plus récente, actualisez la page.
J'ai perdu la phrase secrète
Elle ne peut pas être récupérée. Restaurez une sauvegarde faite avant le chiffrement, ou recréez le fichier à partir d'un export.