Aide de pulpArchive

pulpArchive est une gestion électronique des documents (GED) : vous y rangez des fichiers dans un plan de classement à codes (2.3.1), vous gardez chaque version sans jamais la modifier, vous les faites valider, et vous suivez leur durée de conservation jusqu'à l'élimination. Par défaut, tout reste sur votre appareil, sans compte ni serveur ; vous pouvez aussi travailler à plusieurs avec un fichier partagé.

Premiers pas

1. Ouvrez pulpArchive. À la première ouverture, une archive d'exemple s'affiche toute seule pour voir à quoi ressemble pulpArchive : le plan de classement, les règles d'exemple, les documents, les versions et les circuits de validation d'une entreprise de bâtiment fictive. Elle n'est jamais enregistrée et ne se mélange pas à vos documents. Commencer à zéro ou Supprimer l'exemple l'enlève d'un clic, Importer mes données ouvre l'import, et Fichier › Revoir l'exemple la rouvre. Vos premiers fichiers ajoutés la remplacent. Sur l'accueil vide, choisissez ensuite Importer un dossier ou Ajouter des fichiers.
2. Importer un dossier : choisissez un dossier de votre ordinateur (ou glissez-le sur la fenêtre). Chaque dossier devient une rubrique, chaque fichier un document. L'aperçu vous montre les rubriques à créer, les fichiers qui sont des versions les uns des autres, et les doublons exacts.
3. Dans l'Explorateur, le plan est à gauche et les documents de la rubrique à droite (liste ou vignettes). Glissez une rubrique pour la déplacer : ses codes suivent. Glissez des documents sur une rubrique pour les ranger. Des fichiers déposés sans rubrique choisie vont dans une rubrique À classer.
4. Cliquez un document pour ouvrir sa fiche, qui comporte les onglets Infos, Versions, À valider (circuit de validation), Conservation et Liens, avec l'aperçu à côté.
5. Le contenu des documents est lu ensuite, en arrière-plan, pour la recherche : vous n'avez pas à attendre la fin de l'import pour travailler.

Les onglets du haut donnent accès à l'Explorateur, à À valider, à Conservation, à Plan et règles, à la Recherche, à la Corbeille et aux Réglages.

Tâches courantes

Comment importer un dossier avec son arborescence ?

Importer › Dossier de l'ordinateur › Choisir un dossier… (ou glisser-déposer). Les fichiers système (.DS_Store, Thumbs.db, ~$doc.docx) et les dossiers cachés sont ignorés. Vous choisissez la rubrique d'accueil, et si les fichiers deviennent des versions 1.0 ou des brouillons 0.1. Vous pouvez annuler en cours de route : les documents déjà créés sont complets, aucun n'est à moitié importé.

Que fait pulpArchive des doublons et des versions ?

Un doublon exact (même contenu qu'un fichier déjà archivé) est ignoré, ou importé en le liant au document existant : le contenu n'est conservé qu'une fois. Des fichiers du même dossier qui se ressemblent (contrat.pdf, contrat_v2.pdf, contrat (3).pdf, contrat - copie.pdf) sont proposés en versions d'un seul document, classées par date.

Comment importer depuis Nextcloud ?

Importer › Nextcloud (WebDAV). Un navigateur ne peut pas lire directement un Nextcloud : la liaison passe par une passerelle que votre administrateur démarre. Saisissez l'adresse WebDAV (Nextcloud : Paramètres des fichiers › Adresse WebDAV), votre identifiant et un mot de passe d'application.

Pour créer un mot de passe d'application : dans Nextcloud, Paramètres personnels › Sécurité, sous « Appareils et sessions » saisissez un nom (par exemple pulpArchive) puis Créer un nouveau mot de passe d'application. Copiez l'identifiant et le mot de passe affichés (ils ne sont montrés qu'une fois). Vous pourrez le révoquer à tout moment. N'utilisez jamais votre mot de passe principal.

Vos identifiants ne sont jamais enregistrés par la passerelle. Sur l'appareil, ils ne sont gardés que si vous cochez Se souvenir de cette connexion, et alors sous forme protégée ; vous pouvez les oublier à tout moment dans Connexions mémorisées.

L'import suivant est incrémental : seuls les fichiers modifiés depuis la dernière fois deviennent une nouvelle version.

Comment importer depuis SharePoint ou OneDrive ?

Sans rien enregistrer chez Microsoft : synchronisez la bibliothèque SharePoint ou le dossier OneDrive sur votre ordinateur avec l'application OneDrive (dans SharePoint, bouton Synchroniser). Le dossier synchronisé est alors un dossier local : importez-le comme n'importe quel dossier (Importer › Dossier de l'ordinateur). Vérifiez que les fichiers sont bien téléchargés sur l'ordinateur (« Toujours conserver sur cet appareil ») avant l'import.

Comment organiser le plan de classement ?

Dans Plan et règles, sélectionnez une rubrique pour la modifier : titre, description, règle de conservation (héritée par les sous-rubriques et les documents qui n'ont pas la leur) et confidentialité par défaut. Nouvelle rubrique et Nouvelle sous-rubrique créent le niveau suivant ; les codes (2, 2.3, 2.3.1) se calculent seuls et suivent quand vous glissez une rubrique ailleurs. Au clavier, F2 renomme la rubrique sélectionnée. Une rubrique supprimée va à la Corbeille avec ses documents.

Le plan et le tableau des règles s'exportent et s'importent en CSV (Exporter le plan, Importer un plan, Exporter les règles, Importer des règles) et le plan s'imprime. Un import ajoute seulement : un code déjà présent est laissé tel quel, jamais écrasé, et les lignes refusées sont expliquées.

Comment compléter la fiche d'un document ?

Dans l'onglet Infos : titre, type (facture, devis, contrat, bon de commande, bulletin de paie, relevé, procès-verbal, plan, courrier), confidentialité (public, interne, confidentiel, secret), propriétaire, étiquettes et métadonnées (date du document, échéance, numéro, contrepartie, montants HT, TVA et TTC, SIREN, SIRET, 4 derniers caractères d'un IBAN, et vos propres champs). Les suggestions de l'analyse y apparaissent : acceptez ou ignorez chacune. Copier la référence donne une référence à coller ailleurs.

Le menu Autres actions de la fiche propose Archiver (figer) : un document figé ne reçoit plus de version tant que vous ne l'avez pas Rouvert ; Mettre à la corbeille le retire de l'explorateur. Un document peut être Brouillon, En validation, Approuvé, Archivé ou Éliminé.

Comment gérer les versions d'un document ?

Dans la fiche, onglet Versions : Nouvelle version (mineure : 0.1, 0.2… ; majeure : 1.0, 2.0…, avec un commentaire facultatif), Comparer le texte de deux versions, Restaurer comme nouvelle version. Une version n'est jamais modifiée : l'ancienne reste consultable (Voir la version). Vérifier l'intégrité s'assure que le contenu de chaque version n'a été ni altéré ni perdu ; chaque version est marquée Intacte, Manquante ou Altérée. Réglages › Sauvegarde › Vérifier l'intégrité de tout fait ce contrôle sur toute l'archive.

Comment faire valider un document ?

Fiche › À valider › Lancer un circuit de validation. Définissez des étapes successives (par exemple « Relecture : un avis suffit », puis « Direction : tous doivent approuver »), les personnes attendues et un délai de relance. Une étape ne s'ouvre qu'une fois la précédente approuvée. Sur cet appareil, vous consignez les avis reçus (par courriel, à l'oral) au nom des personnes, avec Consigner un avis. Dans un fichier partagé, chaque approbateur peut aussi consigner son propre avis depuis son appareil. À l'approbation finale, le document passe en Approuvé et une version majeure est créée ; un refus termine le circuit et le document redevient brouillon. Vous pouvez Annuler le circuit. L'écran À valider liste les circuits en cours avec la personne attendue ; quand le délai est dépassé, Copier la relance prépare le message à envoyer. Les personnes proposées viennent de Réglages › Personnes.

Comment suivre la conservation et éliminer ?

Une règle fixe une durée, un point de départ (création, approbation, clôture du dossier, événement) et un sort final (détruire, conserver définitivement, trier). Créez-la dans Plan et règles (Nouvelle règle ; Ajouter une règle d'exemple pour voir le principe), puis rattachez-la à une rubrique : elle s'hérite. Un document peut aussi avoir sa propre règle. Si le point de départ est un événement ou une clôture, saisissez sa date dans l'onglet Conservation de la fiche. L'écran Conservation liste ce qui est à éliminer, à trier, en attente d'événement ou gelé, et annonce les échéances du mois. Ces échéances apparaissent aussi dans l'agenda de pulpInbox.

• Gel juridique : tant qu'il est posé (avec son motif), aucune élimination n'est possible. Lever le gel le retire.
• Trier : décidez, document par document, de conserver ou de détruire.
• Éliminer la sélection : confirmation en deux étapes (saisie du mot demandé). pulpArchive génère un procès-verbal d'élimination (PDF et CSV : titre, rubrique, dates, règle, signature d'intégrité du contenu, date d'élimination) et l'archive lui-même dans une rubrique dédiée. Le contenu d'un fichier n'est effacé que si aucune autre version, aucun autre document ne l'emploie ; la fiche reste, avec le procès-verbal. Il n'y a pas de purge définitive des fiches.

Comment retrouver un document ?

Recherche (/) : titre, métadonnées, contenu du document ; filtres par rubrique, type, dates, état, confidentialité. Vous pouvez écrire en langage courant (« contrats fournisseurs qui expirent en 2027 ») : avec la recherche intelligente activée, les résultats proches par le sens sont ajoutés. Si aucun document ne contient tous les mots, les résultats partiels sont proposés.

Comment relier un document à d'autres éléments de la suite ?

Fiche › Liens › Ajouter un lien : une organisation de pulpClient, un article de pulpProduct, un élément de pulpForge, ou un document d'une autre application de la suite, avec le type de relation (lié à, documente, issu de…). Vous pouvez aussi archiver une copie d'un document d'une autre application.

Comment récupérer un document supprimé ?

Un document ou une rubrique supprimé va dans la Corbeille, d'où Restaurer le remet en place. Il n'y a pas de purge définitive dans cette version.

Comment exporter ou sauvegarder ?

• Exporter en zip (sélection de documents) : l'arborescence du plan (<code> <titre>), la dernière version de chaque document (ou toutes) et un fichier index.csv (identifiant, titre, rubrique, type, version, date, signature d'intégrité, chemin, état, confidentialité, étiquettes).
• Plan et règles : export et import du plan et du tableau de gestion en CSV, réimportables.
• Réglages › Sauvegarde ou Fichier › Enregistrer sous : sauvegarde complète .parchive (documents, versions, rubriques, règles, circuits, corbeille et tous les contenus). Elle se restaure dans une archive vide, ou s'ajoute à l'archive actuelle sans rien écraser.

Travailler à plusieurs

Une archive peut être partagée avec une équipe, ou ouverte sur un téléphone, sans compte et sans serveur de pulpSuite. Le principe général est expliqué dans Partager un fichier avec son équipe ou son téléphone ; pour le comparer aux autres façons de travailler : Où sont vos données et comment travailler à plusieurs.

• Partager l'archive : Fichier › Enregistrer comme fichier partagé… place l'archive (par exemple Contrats.parchive) dans un dossier synchronisé (OneDrive, Nextcloud, kDrive) ou sur un lecteur réseau. Vos collègues l'ouvrent par Fichier › Ouvrir un dossier partagé… et chacun voit les modifications des autres dès que le dossier est synchronisé. Ouvrir une sauvegarde .parchive ajoute son contenu au fichier ouvert.
• Versions : le contenu de chaque version voyage avec le fichier. Jusqu'à 8 Mo, il arrive tout seul sur chaque appareil ; au-delà, la version affiche À télécharger et vous la récupérez d'un clic.
• Modifications en même temps : si deux personnes changent le même champ, la valeur la plus récente est gardée et un avis vous prévient, avec Garder ou Revenir à l'autre valeur. Rien n'est perdu en silence.
• Validations : chaque avis d'un circuit est enregistré à part. Deux approbateurs qui répondent en même temps, depuis deux appareils, gardent chacun le leur, et le document ne change d'état qu'une seule fois.
• Gel et élimination en même temps : si quelqu'un pose un gel pendant qu'un autre élimine (hors connexion, par exemple), l'élimination est annulée, le gel l'emporte et un avis le signale sur chaque appareil. Quand un document est éliminé, son contenu disparaît des autres appareils une dizaine de minutes plus tard, sauf gel.
• Numéros en double : deux versions de même numéro, ou deux rubriques de même code, ne restent pas ensemble : la plus récente prend le numéro suivant (les codes de ses sous-rubriques suivent) et un avis le signale.
• État du fichier : la pastille de la barre de titre indique Sur cet ordinateur ou Partagé · N appareils ; un clic montre qui a reçu vos modifications et propose Synchroniser maintenant.
• Mon téléphone : Fichier › Ouvrir sur mon téléphone… affiche un code QR ; flashez-le, vérifiez que le code à 6 chiffres est le même sur les deux appareils, choisissez Lecture seule ou Modification et la durée. Le téléphone affiche l'archive en direct depuis l'ordinateur, sans rien garder.
• Invité sur un document : Inviter sur cette fiche envoie un code QR ou un lien pour un seul document (versions, circuit, avis). Une fenêtre d'accord apparaît sur votre ordinateur : comparez le code, puis Refuser, Lecture seule ou Modification. En lecture seule, la fiche est grisée, sauf l'aperçu et les versions.
• Sauvegarde automatique : Fichier › Sauvegarde automatique… garde une copie complète chaque jour dans le dossier de votre choix.
• Limites propres à pulpArchive : un invité voit aussi tout le plan de classement et le tableau de gestion. Le procès-verbal d'élimination archivé pour une élimination ensuite annulée reste dans la rubrique « Procès-verbaux d'élimination » : il ne vaut plus, retirez-le à la main. Une règle de conservation modifiée en même temps qu'une élimination n'annule pas celle-ci. Le dossier partagé demande un ordinateur avec Chrome ou Edge ; quiconque a accès au dossier voit et modifie tout le fichier (pas de droits par personne : chiffrez-le si besoin) ; les modifications arrivent au rythme de la synchronisation du dossier, pas en temps réel. Pour le téléphone et les invités, l'ordinateur doit rester allumé, avec l'application ouverte.

Tout le détail : Partager un fichier avec son équipe ou son téléphone et Où sont vos données et comment travailler à plusieurs.

Formats pris en charge

Limites connues :

• pas de droits par personne dans un dossier partagé, pas de temps réel (le serveur pulpSuite arrivera plus tard), pas de signature électronique ;
• pas d'archivage à valeur probante certifié (la norme NF Z42-013 exige un tiers et des procédures) ;
• pas d'export au format d'échange SEDA pour l'instant ;
• pas d'éditeur de documents : on ouvre pulpDoc, pulpSheet ou pulpSlide.

Raccourcis clavier

L'IA dans pulpArchive

L'analyse se fait sur votre appareil, sans rien envoyer ; sans ces fonctions, tout le reste fonctionne. Les deux fonctions qui demandent un téléchargement unique (avec votre accord) se règlent dans Réglages › Analyse intelligente (voir Modèles d'IA).

• Lecture du texte des scans (facultative) : lit le texte des photos et des PDF scannés, pour qu'on puisse les chercher.
• Type documentaire : facture, devis, contrat, bon de commande, bulletin de paie, relevé, procès-verbal, plan ou courrier, reconnu d'après le contenu (en français, anglais et espagnol) puis par comparaison avec vos documents déjà classés.
• Rubrique suggérée : d'après des documents semblables déjà classés, sinon d'après le nom du dossier d'origine. Elle s'affiche en suggestion (« Ranger dans 2.3 Factures ? ») : jamais de rangement silencieux.
• Métadonnées : dates, montants HT, TVA et TTC, numéro de facture ou de contrat, SIREN et SIRET (leur validité est contrôlée), IBAN (seuls les 4 derniers caractères sont gardés), contrepartie. À accepter ou ignorer.
• Liens suggérés vers une organisation de pulpClient, et quasi-doublons signalés sur la fiche.
• Recherche intelligente (facultative) : cherche par le sens plutôt que par les mots exacts.
• pulpAssist : chercher des documents, proposer et appliquer un classement (après votre confirmation, annulable), annoncer les échéances du mois, résumer un document. Seul ce que vous demandez à l'assistant lui est transmis, et les documents de confidentialité « secret » ne lui sont jamais montrés.

Reconstruire l'index (Réglages) relance la préparation de la recherche en arrière-plan. Tout ce qui est lu automatiquement est à vérifier sur le document.

FAQ et dépannage

Mes documents quittent-ils mon appareil ?

Pas sans que vous le décidiez. Par défaut, les fichiers et les fiches restent dans l'espace de stockage de cet appareil. Avec un fichier partagé, ils vont dans le dossier que vous avez choisi et que votre service de synchronisation recopie : rien n'est envoyé à pulpSuite. L'import depuis un Nextcloud, que vous lancez vous-même, est l'autre liaison externe. Voir Confidentialité et Travailler à plusieurs.

Le navigateur peut-il effacer mes documents ?

Un navigateur peut vider son stockage quand l'espace manque. Faites régulièrement une sauvegarde .parchive (Réglages › Sauvegarde). Voir aussi vos documents.

L'import depuis Nextcloud ne répond pas.

Si le message indique que le service de connexion n’est pas disponible ou ne répond pas, demandez à votre administrateur de le démarrer (voir la note « Pour l'administrateur » plus haut). Si l'accès est refusé, vérifiez l'identifiant et le mot de passe d'application ; si le dossier est introuvable, vérifiez l'adresse WebDAV.

« Vérifier l'intégrité » signale un contenu manquant.

Le fichier n'est plus sur l'appareil (stockage vidé, import interrompu). Restaurez une sauvegarde qui le contient, ou importez-le à nouveau : pulpArchive reconnaît le même contenu.

Je ne trouve pas le bouton « Éliminer ».

Il apparaît dans Conservation › À éliminer, pour les documents dont la règle est échue, sans gel juridique, et dont le sort final est « détruire » (ou « trier » avec la décision « détruire »).

Un message dit qu'un élément a été modifié ailleurs.

Le même élément a été modifié dans un autre onglet pendant que vous le modifiiez. Choisissez, pour chaque champ en désaccord, la valeur à garder (Garder ma version ou Garder la version enregistrée), puis Appliquer.