De forma predeterminada, sus fichas se quedan en su dispositivo. Compartir un archivo permite ponerlas a disposición de un equipo, abrirlas en un teléfono o guardarlas en una copia de seguridad, sin cuenta y sin pasar por un servidor de pulpSuite. Está disponible en pulpClient, pulpForge, pulpProduct, pulpArchive, pulpHome, pulpBuild, pulpSheet, pulpPlan y pulpSlide. Para comparar esta forma de trabajar con las demás, consulte Dónde están sus datos y cómo trabajar con otras personas.
Primeros pasos
- Abra la aplicación y después el menú Archivo › Guardar como archivo compartido….
- Elija Compartido (carpeta sincronizada o unidad de red de la empresa) y un nombre de archivo. Copie sus fichas actuales o empiece con un archivo vacío.
- Pulse Elegir la carpeta sincronizada… y seleccione una carpeta de OneDrive, Nextcloud o kDrive, una unidad de red o cualquier carpeta que su servicio de sincronización copie en los demás ordenadores.
- En el ordenador de un compañero (o en su segundo ordenador), abra la misma aplicación, luego Archivo › Abrir una carpeta compartida… y elija la carpeta recibida. El archivo se abre y cada persona ve los cambios de las demás en cuanto la carpeta se sincroniza.
El archivo compartido es una carpeta (por ejemplo Clients.pclient). No la renombre, no la mueva y no abra a mano lo que contiene: deje que la aplicación se encargue.
Tareas habituales
¿Cómo sé si mis cambios han llegado a los demás?
La insignia de la barra de título indica el estado del archivo: En este ordenador (no compartido) o Compartido · 3 dispositivos, con una marca de verificación (al día), flechas («5 cambios que Paul aún no ha visto») o una alerta. Pulse sobre ella para ver, dispositivo por dispositivo, quién está al día y desde cuándo, si sus cambios están bien guardados en la carpeta, y para Sincronizar ahora. Un rayo indica que otro ordenador está conectado directamente con el suyo.
Si aparece La sincronización de la carpeta parece detenida, revise su herramienta de sincronización (OneDrive, Nextcloud…) o la unidad de red: mientras tanto, sus cambios se conservan en su dispositivo.
¿Qué ocurre cuando dos personas modifican lo mismo?
El archivo nunca se bloquea y no se pierde nada en silencio. Si dos personas han modificado el mismo campo sin verse, se conserva el valor más reciente y un aviso se lo comunica («Paul también ha modificado «Teléfonos» de «Jean Dupont»: se ha conservado su valor»). Puede Conservar esa elección o Usar el otro valor. Los cambios en campos distintos, incluso en la misma ficha, se suman sin aviso. El número de avisos se muestra en la insignia; si alguien elimina una ficha mientras usted la modifica, un aviso también se lo dice y puede Restaurarla.
¿Qué pasa con un número asignado dos veces?
Sin conexión, dos personas pueden dar el mismo número a dos elementos (dos tickets «PRJ-42», dos artículos con la misma referencia). Al combinar los cambios, el más reciente se renumera («PRJ-42 ahora es PRJ-57: número ya usado por Paul») y un aviso se lo indica a todos. El número anterior sigue siendo localizable: «Número anterior» en pulpForge, «Referencia anterior» en pulpProduct, y la búsqueda lo entiende. pulpBuild (reservas «R12», actas «CR3») y pulpArchive (números de versión, códigos de rúbrica) renumeran del mismo modo. Si citó el número anterior en un texto, sigue siendo comprensible.
¿Los archivos adjuntos acompañan al archivo?
Sí. Los adjuntos (imágenes, planos, fichas técnicas…) viajan con el archivo compartido: en pulpArchive, cada versión es un adjunto; en pulpHome, las páginas, facturas y recetas; en pulpBuild, las fotos de obra y los planos de fondo. pulpClient no tiene adjuntos fuera de las solicitudes de soporte. Los archivos de hasta 8 MB se copian solos en cada dispositivo; los más grandes muestran Por descargar con su tamaño y se recuperan con un clic. Un adjunto que aún no ha llegado indica Aún no ha llegado: vuelva a intentarlo en un momento, cuando la carpeta se haya sincronizado.
¿Cómo cifro un archivo compartido?
Al crearlo, marque Cifrar el archivo con una frase secreta (al menos 8 caracteres). Entregue esa frase a las personas que abrirán el archivo. No se puede recuperar: sin ella, nadie, pulpSuite incluido, puede volver a leer el contenido. Anótela en un lugar seguro. Se pide una vez en cada dispositivo nuevo. El servicio de sincronización y cualquier persona con acceso a la carpeta solo ven datos ilegibles.
¿Cómo abro mi archivo en el teléfono?
En el ordenador donde está abierto el archivo: Archivo › Abrir en mi teléfono…. Aparece un código QR (válido 2 minutos, de un solo uso). Escanéelo con la cámara del teléfono: en el teléfono aparece un código de 6 cifras. En el ordenador, compruebe que son las mismas cifras («¿Es su dispositivo?»), elija Solo lectura o Edición y la duración (esta sesión, 1 hora, 1 día o Siempre (dispositivo de confianza), que convierte su teléfono en un dispositivo de confianza) y acepte. Si los códigos no coinciden, rechace.
El teléfono muestra entonces el archivo en directo desde su ordenador: no se guarda nada en el teléfono y la sesión termina cuando cierra la aplicación en el ordenador. El ordenador debe seguir encendido, con la aplicación abierta. La próxima vez, un dispositivo de confianza se reconecta sin código QR: Abrir desde mi ordenador en el teléfono.
¿Cómo muestro una ficha a un compañero o se la hago completar?
Abra la ficha (un contacto, una organización o una oportunidad en pulpClient; un ticket en pulpForge; un artículo en pulpProduct; un documento en pulpArchive; un papel o la lista de la compra en pulpHome) y pulse Invitar a esta ficha. En pulpBuild, pulpSheet, pulpPlan y pulpSlide, los botones Invitar de la barra de título invitan a un plano, una hoja o todo el archivo. Envíe el código QR (o el enlace copiado) a la persona. Solo ve esa ficha y lo que está vinculado a ella, nada más. En su ordenador aparece una ventana de aprobación con su nombre: compare el código, elija Rechazar, Solo lectura o Edición, la duración, y confirme. Un invitado no puede añadir adjuntos; puede abrir los de la ficha (hasta 32 MB).
Una persona en solo lectura ve un aviso «Solo lectura: el ordenador rechaza los cambios». Si quiere una copia propia, Guardar una copia (solo con el rol Edición) crea un archivo nuevo, independiente del original.
¿Cómo veo quién está conectado y corto el acceso?
Mientras haya un dispositivo conectado, en el encabezado aparece «N dispositivo(s) conectado(s)» (un ojo: consulta; un lápiz: modifica). Archivo › Dispositivos conectados… abre el panel: quién está, en qué archivo, con qué rol y desde cuándo. Cortar el acceso termina de inmediato la sesión de esa persona. El panel también enumera sus dispositivos de confianza (Quitar para revocar uno), el registro de conexiones, consultas, modificaciones y rechazos, y permite Renombrar este dispositivo. Unas notificaciones avisan de las conexiones, las salidas y los intentos de modificación rechazados.
¿Cómo guardo mis fichas automáticamente?
Archivo › Copia de seguridad automática…: elija una carpeta una sola vez (disco externo, carpeta sincronizada…). Cada día se hace una copia completa, en una subcarpeta por aplicación, y se conservan las 30 últimas. Hacer una copia ahora hace una copia a petición; Restaurar reabre una copia de la lista. Si no hay copia, aparece un recordatorio discreto cuando sus fichas nunca se han guardado o pasados 7 días; Más tarde lo aplaza una semana. La misma carpeta sirve para toda la suite.
¿Cómo vuelvo a mis fichas personales?
Archivo › Volver a los datos de este dispositivo. Los archivos compartidos recientes están en Archivo › Archivos compartidos recientes.
Límites que conviene conocer
- Un ordenador con Chrome o Edge para la carpeta compartida. Firefox, Safari y los teléfonos no pueden abrir una carpeta: Abrir y Guardar como (un archivo único) siguen disponibles, y los teléfonos usan Abrir en mi teléfono.
- Sin permisos por persona dentro de una carpeta: quien tenga la carpeta ve y modifica todo el archivo, aunque usted haya invitado a alguien en solo lectura. Los permisos solo valen para los dispositivos atendidos por su ordenador. Cifre si es necesario.
- Sin tiempo real a través de la carpeta: los cambios llegan cuando su servicio de sincronización copia la carpeta, de unos segundos a unos minutos. Cuando dos ordenadores tienen el archivo abierto a la vez, se intercambian los cambios en aproximadamente un segundo, directamente (requiere conexión a Internet para que los dispositivos se encuentren, funciona mejor en una misma red, y el contenido no pasa por un servidor de pulpSuite).
- Acceso a la carpeta: el navegador vuelve a pedir permiso para acceder a la carpeta en cada sesión (Volver a dar acceso a la carpeta, un clic; mientras tanto sus cambios se conservan en el dispositivo). Con pulpSuite instalado como aplicación, el acceso se mantiene.
- Los cambios hechos desde un teléfono se registran a nombre del ordenador que lo atiende; el registro del panel de dispositivos indica quién los hizo.
- Un dispositivo que desaparece (perdido, estropeado) antes de que sus últimos cambios se copien en la carpeta se los lleva consigo. La copia de seguridad automática y el intercambio directo reducen ese riesgo.
Problemas frecuentes
«Carpeta inaccesible» o «Volver a dar acceso a la carpeta»: ¿qué hago?
Pulse Volver a dar acceso a la carpeta. Si la carpeta está en una unidad de red o un disco externo, compruebe que está conectado. Sus cambios se conservan en el dispositivo y salen en cuanto se recupera el acceso.
«Este archivo existe en dos sitios»: ¿qué hago?
El mismo archivo se conoce en dos ubicaciones (por ejemplo una unidad de red y una carpeta sincronizada). Pulse Reunir para quedarse con una sola: no se pierde nada.
Mi herramienta de sincronización ha creado una «copia en conflicto»: ¿debo hacer algo?
No. pulpSuite reconoce esas copias, las lee, combina su contenido y se lo comunica; no se pierde nada. Si su herramienta de sincronización borra una parte del archivo o la sustituye por una versión antigua, la aplicación la reconstruye desde su dispositivo y lo indica.
El teléfono muestra «Ordenador inaccesible» o «Este código ha caducado»
Compruebe que el ordenador está encendido, conectado a Internet y con la aplicación abierta. Un código QR solo vale 2 minutos y una vez: pida uno nuevo (Nuevo código).
Mi archivo compartido no se abre: «Esta carpeta no es un archivo compartido» o «versión más reciente»
Elija la carpeta del propio archivo (por ejemplo Clients.pclient), en la aplicación correcta. Si el archivo fue creado por una versión más reciente, actualice la página.
He perdido la frase secreta
No se puede recuperar. Restaure una copia de seguridad anterior al cifrado o vuelva a crear el archivo a partir de una exportación.