Ayuda de pulpArchive

pulpArchive es una gestión documental: guarda los archivos en un cuadro de clasificación con códigos (2.3.1), conserva cada versión sin modificarla nunca, las hace validar y sigue su plazo de conservación hasta la eliminación. De forma predeterminada, todo queda en su dispositivo, sin cuenta ni servidor; también puede trabajar entre varios con un archivo compartido.

Primeros pasos

1. Abra pulpArchive. La primera vez que lo abre, aparece solo un archivo de ejemplo para ver cómo es pulpArchive: el cuadro de clasificación, las reglas de ejemplo, los documentos, las versiones y los circuitos de validación de una empresa de construcción ficticia. Nunca se guarda ni se mezcla con sus documentos. Empezar desde cero o Eliminar el ejemplo lo quita con un clic, Importar mis datos abre la importación y Archivo › Volver a ver el ejemplo lo vuelve a abrir. Sus primeros archivos añadidos lo sustituyen. En la pantalla vacía, elija después Importar una carpeta o Añadir archivos.
2. Importar una carpeta: elija una carpeta de su ordenador (o arrástrela a la ventana). Cada carpeta se convierte en una rúbrica y cada archivo en un documento. La vista previa muestra las rúbricas por crear, los archivos que son versiones unos de otros y los duplicados exactos.
3. En el Explorador, el cuadro está a la izquierda y los documentos de la rúbrica a la derecha (lista o miniaturas). Arrastre una rúbrica para moverla: sus códigos la siguen. Arrastre documentos sobre una rúbrica para clasificarlos. Los archivos soltados sin rúbrica elegida van a una rúbrica Por clasificar.
4. Haga clic en un documento para abrir su ficha, con las pestañas Datos, Versiones, Por validar (circuito de validación), Conservación y Vínculos, y la vista previa al lado.
5. El contenido de los documentos se lee después, en segundo plano, para poder buscar en él: no hace falta esperar al final de la importación para seguir trabajando.

Las pestañas de la parte superior dan acceso al Explorador, Por validar, Conservación, Plan y reglas, Búsqueda, Papelera y Ajustes.

Tareas habituales

¿Cómo importo una carpeta con su árbol?

Importar › Carpeta del ordenador › Elegir una carpeta… (o arrastrar y soltar). Los archivos del sistema (.DS_Store, Thumbs.db, ~$doc.docx) y las carpetas ocultas se ignoran. Usted elige la rúbrica de destino y si los archivos pasan a ser versiones 1.0 o borradores 0.1. Puede cancelar en cualquier momento: los documentos ya creados están completos, ninguno queda a medias.

¿Qué hace pulpArchive con los duplicados y las versiones?

Un duplicado exacto (mismo contenido que un archivo ya archivado) se ignora o se importa vinculado al documento existente: el contenido se conserva una sola vez. Los archivos parecidos de una misma carpeta (contrato.pdf, contrato_v2.pdf, contrato (3).pdf, contrato - copia.pdf) se proponen como versiones de un solo documento, ordenadas por fecha.

¿Cómo importo desde Nextcloud?

Importar › Nextcloud (WebDAV). Un navegador no puede leer directamente un Nextcloud: la conexión pasa por una pasarela que inicia su administrador. Escriba la dirección WebDAV (Nextcloud: Ajustes de archivos › Dirección WebDAV), su usuario y una contraseña de aplicación.

Para crear una contraseña de aplicación: en Nextcloud, Ajustes personales › Seguridad, en «Dispositivos y sesiones» escriba un nombre (por ejemplo pulpArchive) y pulse Crear nueva contraseña de aplicación. Copie el usuario y la contraseña mostrados (solo aparecen una vez). Podrá revocarla en cualquier momento. No use nunca su contraseña principal.

La pasarela nunca guarda sus credenciales. En el dispositivo solo se conservan si marca Recordar esta conexión, y entonces de forma protegida; puede olvidarlas en cualquier momento en Conexiones guardadas.

La siguiente importación es incremental: solo los archivos modificados desde la última vez pasan a ser una nueva versión.

¿Cómo importo desde SharePoint u OneDrive?

Sin registrar nada en Microsoft: sincronice la biblioteca de SharePoint o la carpeta de OneDrive en su ordenador con la aplicación OneDrive (en SharePoint, botón Sincronizar). La carpeta sincronizada es entonces una carpeta local: impórtela como cualquier carpeta (Importar › Carpeta del ordenador). Compruebe que los archivos están realmente descargados en el ordenador («Mantener siempre en este dispositivo») antes de importar.

¿Cómo organizo el cuadro de clasificación?

En Plan y reglas, seleccione una rúbrica para modificarla: título, descripción, regla de conservación (la heredan las subrúbricas y los documentos que no tienen la suya) y confidencialidad por defecto. Nueva rúbrica y Nueva subrúbrica crean el nivel siguiente; los códigos (2, 2.3, 2.3.1) se calculan solos y siguen a la rúbrica cuando la arrastra a otro sitio. Con el teclado, F2 renombra la rúbrica seleccionada. Una rúbrica eliminada va a la Papelera con sus documentos.

El cuadro y el calendario de conservación se exportan e importan en CSV (Exportar el cuadro, Importar un cuadro, Exportar las reglas, Importar reglas), y el cuadro se puede imprimir. Una importación solo añade: un código ya existente se deja como está, nunca se sobrescribe, y las líneas rechazadas se explican.

¿Cómo completo la ficha de un documento?

En la pestaña Datos: título, tipo (factura, presupuesto, contrato, orden de compra, nómina, extracto, acta, plano, carta), confidencialidad (público, interno, confidencial, secreto), propietario, etiquetas y metadatos (fecha del documento, vencimiento, número, contraparte, importes sin IVA, IVA y con IVA, SIREN, SIRET, 4 últimos caracteres de un IBAN y sus propios campos). Ahí aparecen las sugerencias del análisis: acepte o ignore cada una. Copiar la referencia le da una referencia para pegar en otro sitio.

El menú Más acciones de la ficha ofrece Archivar (fijar): un documento fijado no recibe nuevas versiones hasta que lo Reabra; Mover a la papelera lo retira del explorador. Un documento puede estar en Borrador, En validación, Aprobado, Archivado o Eliminado.

¿Cómo gestiono las versiones de un documento?

En la ficha, pestaña Versiones: Nueva versión (menor: 0.1, 0.2…; mayor: 1.0, 2.0…, con un comentario opcional), Comparar el texto de dos versiones, Restaurar como nueva versión. Una versión nunca se modifica: las anteriores siguen consultables (Ver la versión). Verificar la integridad comprueba que el contenido de cada versión no se ha alterado ni perdido; cada versión se marca como Intacta, Ausente o Alterada. Ajustes › Copia de seguridad › Verificar la integridad de todo hace esta comprobación en todo el archivo.

¿Cómo hago validar un documento?

Ficha › Por validar › Iniciar un circuito de validación. Defina etapas sucesivas (por ejemplo «Revisión: basta un dictamen», luego «Dirección: todos deben aprobar»), las personas esperadas y un plazo de recordatorio. Una etapa solo se abre cuando la anterior está aprobada. En este dispositivo, usted registra los dictámenes recibidos (por correo, de palabra) en nombre de las personas, con Registrar un dictamen. En un archivo compartido, cada aprobador puede registrar también su propio dictamen desde su dispositivo. En la aprobación final el documento pasa a Aprobado y se crea una versión mayor; un rechazo termina el circuito y el documento vuelve a borrador. Puede Cancelar el circuito. La pantalla Por validar lista los circuitos en curso con la persona esperada; cuando se supera el plazo, Copiar el recordatorio prepara el mensaje que enviar. Las personas propuestas provienen de Ajustes › Personas.

¿Cómo sigo la conservación y elimino?

Una regla fija un plazo, un punto de partida (creación, aprobación, cierre del expediente, evento) y un destino final (destruir, conservar definitivamente, revisar). Créela en Plan y reglas (Nueva regla; Añadir una regla de ejemplo para ver cómo funciona) y asóciela a una rúbrica: se hereda. Un documento también puede tener su propia regla. Si el punto de partida es un evento o un cierre, indique su fecha en la pestaña Conservación de la ficha. La pantalla Conservación lista lo que está por eliminar, por revisar, en espera de un evento o retenido, y anuncia los vencimientos del mes. Esos vencimientos aparecen también en la agenda de pulpInbox.

• Retención legal: mientras esté puesta (con su motivo), no es posible ninguna eliminación. Levantar la retención la quita.
• Revisar: decida, documento por documento, conservar o destruir.
• Eliminar la selección: confirmación en dos pasos (escribir la palabra pedida). pulpArchive genera un acta de eliminación (PDF y CSV: título, rúbrica, fechas, regla, firma de integridad del contenido, fecha de eliminación) y la archiva él mismo en una rúbrica propia. El contenido de un archivo solo se borra si ninguna otra versión ni otro documento lo usa; la ficha permanece, con el acta. No hay purga definitiva de las fichas.

¿Cómo encuentro un documento?

Búsqueda (/): título, metadatos, contenido del documento; filtros por rúbrica, tipo, fechas, estado, confidencialidad. Puede escribir en lenguaje corriente («contratos de proveedores que vencen en 2027»): con la búsqueda inteligente activada se añaden los resultados cercanos por el sentido. Si ningún documento contiene todas las palabras, se proponen los resultados parciales.

¿Cómo vinculo un documento con otros elementos de la suite?

Ficha › Vínculos › Añadir un vínculo: una organización de pulpClient, un artículo de pulpProduct, un elemento de pulpForge o un documento de otra aplicación de la suite, con el tipo de relación (relacionado con, documenta, procedente de…). También puede archivar una copia de un documento de otra aplicación.

¿Cómo recupero un documento eliminado?

Un documento o una rúbrica eliminados van a la Papelera, desde donde Restaurar los devuelve a su sitio. En esta versión no hay purga definitiva.

¿Cómo exporto o hago una copia de seguridad?

• Exportar en zip (documentos seleccionados): el árbol del cuadro (<código> <título>), la última versión de cada documento (o todas) y un archivo index.csv (identificador, título, rúbrica, tipo, versión, fecha, firma de integridad, ruta, estado, confidencialidad, etiquetas).
• Plan y reglas: exportación e importación del cuadro y del calendario de conservación en CSV, reimportables.
• Ajustes › Copia de seguridad o Archivo › Guardar como: copia completa .parchive (documentos, versiones, rúbricas, reglas, circuitos, papelera y todos los contenidos). Se restaura en un archivo vacío o se suma al actual sin sobrescribir nada.

Trabajar entre varios

Un archivo documental puede compartirse con un equipo, o abrirse en un teléfono, sin cuenta y sin servidor de pulpSuite. El principio general se explica en Compartir un archivo con su equipo o su teléfono; para compararlo con las demás formas de trabajar: Dónde están sus datos y cómo trabajar con otras personas.

• Compartir el archivo: Archivo › Guardar como archivo compartido… coloca el archivo (por ejemplo Contratos.parchive) en una carpeta sincronizada (OneDrive, Nextcloud, kDrive) o en una unidad de red. Sus compañeros lo abren con Archivo › Abrir una carpeta compartida… y cada uno ve los cambios de los demás en cuanto la carpeta se sincroniza. Abrir una copia .parchive añade su contenido al archivo abierto.
• Versiones: el contenido de cada versión viaja con el archivo. Hasta 8 MB llega solo a cada dispositivo; por encima, la versión muestra Por descargar y usted la recupera con un clic.
• Cambios a la vez: si dos personas cambian el mismo campo, se conserva el valor más reciente y un aviso se lo indica, con Conservar o Usar el otro valor. Nada se pierde en silencio.
• Validaciones: cada dictamen de un circuito se guarda por separado. Dos aprobadores que responden a la vez, desde dos dispositivos, conservan cada uno el suyo, y el documento cambia de estado una sola vez.
• Bloqueo y eliminación a la vez: si alguien aplica un bloqueo mientras otra persona elimina (sin conexión, por ejemplo), la eliminación se cancela, el bloqueo prevalece y un aviso lo indica en cada dispositivo. Cuando se elimina un documento, su contenido desaparece de los demás dispositivos unos diez minutos después, salvo bloqueo.
• Números duplicados: dos versiones con el mismo número, o dos rúbricas con el mismo código, no se quedan juntas: la más reciente toma el número siguiente (los códigos de sus subrúbricas la siguen) y un aviso se lo indica.
• Estado del archivo: el distintivo de la barra de título indica En este ordenador o Compartido · N dispositivos; un clic muestra quién ha recibido sus cambios y propone Sincronizar ahora.
• Mi teléfono: Archivo › Abrir en mi teléfono… muestra un código QR; escanéelo, compruebe que el código de 6 cifras es el mismo en los dos dispositivos, elija Solo lectura o Edición y la duración. El teléfono muestra el archivo en directo desde el ordenador, sin guardar nada.
• Invitado en un documento: Invitar a esta ficha envía un código QR o un enlace para un solo documento (versiones, circuito, dictámenes). En su ordenador aparece una ventana de autorización: compare el código y elija Rechazar, Solo lectura o Edición. En solo lectura, la ficha aparece atenuada, salvo la vista previa y las versiones.
• Copia de seguridad automática: Archivo › Copia de seguridad automática… guarda una copia completa cada día en la carpeta que usted elija.
• Límites propios de pulpArchive: un invitado ve también todo el cuadro de clasificación y la tabla de gestión. El acta de eliminación archivada para una eliminación cancelada después permanece en la rúbrica «Actas de eliminación»: ya no es válida, retírela a mano. Una regla de conservación modificada a la vez que una eliminación no la cancela. La carpeta compartida requiere un ordenador con Chrome o Edge; cualquiera que tenga acceso a la carpeta ve y modifica todo el archivo (sin permisos por persona: cífrelo si hace falta); los cambios llegan al ritmo de la sincronización de la carpeta, no en tiempo real. Para el teléfono y los invitados, el ordenador debe seguir encendido, con la aplicación abierta.

Todos los detalles: Compartir un archivo con su equipo o su teléfono y Dónde están sus datos y cómo trabajar con otras personas.

Formatos admitidos

Límites conocidos:

• sin permisos por persona en una carpeta compartida, sin tiempo real (el servidor de pulpSuite llegará más adelante), sin firma electrónica;
• sin archivo con valor probatorio certificado (la norma francesa NF Z42-013 exige un tercero y procedimientos);
• sin exportación en el formato de intercambio SEDA por ahora;
• sin editor de documentos: se abre pulpDoc, pulpSheet o pulpSlide.

Atajos de teclado

La IA en pulpArchive

El análisis se hace en su dispositivo y no se envía nada; sin estas funciones, el resto funciona. Las dos funciones que piden una descarga única (con su consentimiento) se gestionan en Ajustes › Análisis inteligente (consulte Modelos de IA).

• Lectura del texto de los escaneos (opcional): lee el texto de las fotos y de los PDF escaneados para poder buscarlos.
• Tipo documental: factura, presupuesto, contrato, orden de compra, nómina, extracto, acta, plano o carta, reconocido por el contenido (en francés, inglés y español) y luego por comparación con sus documentos ya clasificados.
• Rúbrica sugerida: según documentos parecidos ya clasificados o, si no, según el nombre de la carpeta de origen. Aparece como sugerencia («¿Clasificar en 2.3 Facturas?»): nunca se clasifica en silencio.
• Metadatos: fechas, importes sin IVA, IVA y con IVA, número de factura o de contrato, SIREN y SIRET (se comprueba su validez), IBAN (solo se guardan los 4 últimos caracteres), contraparte. Para aceptar o ignorar.
• Vínculos sugeridos con una organización de pulpClient y casi duplicados señalados en la ficha.
• Búsqueda inteligente (opcional): busca por el sentido en lugar de por las palabras exactas.
• pulpAssist: buscar documentos, proponer y aplicar una clasificación (tras su confirmación, y se puede deshacer), anunciar los vencimientos del mes, resumir un documento. Solo se le transmite lo que usted le pide al asistente, y los documentos de confidencialidad «secreto» nunca se le muestran.

Reconstruir el índice (Ajustes) reinicia en segundo plano la preparación de la búsqueda. Todo lo leído automáticamente debe comprobarse en el documento.

Preguntas frecuentes y solución de problemas

¿Salen mis documentos de mi dispositivo?

No sin que usted lo decida. De forma predeterminada, los archivos y las fichas permanecen en el almacenamiento de este dispositivo. Con un archivo compartido, van a la carpeta que usted ha elegido y que su servicio de sincronización copia: no se envía nada a pulpSuite. La importación desde un Nextcloud, que usted inicia, es el otro enlace con el exterior. Consulte Privacidad y Trabajar entre varios.

¿Puede el navegador borrar mis documentos?

Un navegador puede vaciar su almacenamiento cuando falta espacio. Haga con regularidad una copia .parchive (Ajustes › Copia de seguridad). Consulte también sus documentos.

La importación desde Nextcloud no responde.

Si el mensaje indica que el servicio de conexión no está disponible o no responde, pida a su administrador que lo inicie (vea la nota «Para el administrador» más arriba). Si se rechaza el acceso, compruebe el usuario y la contraseña de aplicación; si no se encuentra la carpeta, compruebe la dirección WebDAV.

«Verificar la integridad» señala un contenido ausente.

El archivo ya no está en el dispositivo (almacenamiento vaciado, importación interrumpida). Restaure una copia que lo contenga o impórtelo de nuevo: pulpArchive reconoce el mismo contenido.

No encuentro el botón «Eliminar».

Aparece en Conservación › Por eliminar, para los documentos cuya regla ha vencido, sin retención legal y cuyo destino final es «destruir» (o «revisar» con la decisión «destruir»).

Un mensaje dice que un elemento se modificó en otro sitio.

El mismo elemento se modificó en otra pestaña mientras usted lo editaba. Elija, para cada campo en desacuerdo, el valor que conservar (Conservar mi versión o Conservar la versión guardada) y luego Aplicar.